Goals of Height and Heart (GHH) tar personvern på alvor. Organisasjonen er innforstått med at dette er særdeles viktig, spesielt i arbeid med mennesker i en livssituasjon hvor omstendigheter kan bidra til at utgangspunktet kan være svakere enn gjennomsnittet.
GHH har ingen intensjoner om å utnytte informasjon om personopplysninger. Dette kan være opplysninger om f. eks. navn, kontaktinformasjon og annen informasjon som kan knyttes, direkte eller indirekte, til en person.
GHH kan samle inn slik informasjon, kun for organisasjonens formål om å bidra til at flere barn og unge kan starte og fortsette med idrett. GHH kan behandle denne typen informasjon, hvis det er nødvendig for at organisasjonen skal kunne oppfylle en avtale som den det gjelder er part i. Det gjelder også hvis behandling av slik informasjon er en forutsetning for at GHH skal kunne gjennomføre tiltak som den det gjelder har spurt etter før inngåelse av avtale med organisasjonen. Mer informasjon om nødvendighet for å kunne oppfylle en avtale finnes hos Datatilsynet.
Søknadsprosess og behandlingsgrunnlag
For å kunne behandle hver personopplysning til hvert formål, må GHH ha et behandlingsgrunnlag. Organisasjonens behandlingsgrunnlag for hver enkelt personopplysning er følgende:
- Formålet med alder er å kunne sikre at alderen er innenfor det som er fastsatt for målguppen: Alder skal være i tråd med NIF sine gjeldende bestemmelser om barneidrett og ungdomsidrett.
- Formålet med å oppgi idrett er å kunne sørge for at GHH støtter barn og unge i ulike idretter, og for at organisasjonen skal kunne tilegne seg mer kunnskap om hva slags type utgifter som er vanlige i forskjellige idretter
- Formålet med å opplyse om antall år man har drevet med idrett er å kunne få et inntrykk av om økonomi – som et hinder – gjør noen forskjell på om det er et hinder for å begynne med eller for å fortsette med idrett
- Formålet med å velge hvilket krav som er oppfylt for husholdningen (kilde til krav: Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet) er å kunne sikre at GHH faktisk innvilger økonomisk bistand til barn og unge i familier med behov
- Formålet med e-postadresse er å kunne ha mulighet til å sende tilbakemelding til søker eller til en som har sendt henvendelse til GHH
Utvelgelsesprosess
I forbindelse med utvelgelsesprosessen kan det i tillegg være naturlig å dele navn, hvilken fylke man bor i, hvilken idrettsklubb barnet eller ungdommen tilhører eller ønsker å starte i, hvilken trener barnet eller ungdommen har og kontaktinformasjon til vedkommende (etter at søker eventuelt har fått samtykke fra trener). Slike opplysninger vil ikke bli benyttet til annet enn for å kunne gjennomføre utvelgelsesprosessen.
Dersom stipend blir innvilget, kan opplysninger om f. eks. alder, idrett, antall år barnet eller ungdommen har drevet med idrett, hvilke(t) krav som er oppfylt for husholdningen, hvilken idrettskrets/-region barnet eller ungdommen tilhører bli inkludert i statistikk senere. For å kunne ivareta anonymitet i dette tilfellet, vil ikke opplysninger kunne knyttes til en person.
Årsaken til viktigheten av statistikk, er at GHH skal kunne bruke dette som en indikator på organisasjonens arbeid og se hvilken betydning arbeidet kan ha overfor målgruppen, samt i norsk idrett og i samfunnet. Statistikk vil også være essensielt i forbindelse med å kunne se på muligheter for forbedringer ved ulike aspekter i arbeidet.
Hvis stipend blir innvilget, vil det bli naturlig å ha kontaktinformasjon til både søker og trener, for å kunne opprettholde avtalen og et godt samarbeid. Det kan også være nødvendig å oppgi f. eks. kontonummer, for at GHH skal kunne være i stand til å refundere eventuelle utlegg som inngår i avtalen. I disse tilfeller vil ikke GHH bruke slik informasjon til noe annet enn for at organisasjonen skal kunne være i stand til å gjennomføre tiltak og oppfylle avtalen. Det betyr også at GHH ikke vil benytte slik informasjon etter endt avtale.
Hvis stipend ikke blir innvilget etter gjennomført utvelgelsesprosess, vil opplysninger og kontaktinformasjon bli slettet umiddelbart etter oppgitt frist i tilbakemeldingen som blir sendt til søker. Årsaken er at det skal være mulig for søker å sende en klage innen en frist. Frem til fristen, må opplysninger og kontaktinformasjon fortsatt være tilgjengelig for GHH. Tilbakemeldingen vil inneholde begrunnelse. Hvis man likevel ønsker å klage på saksbehandlingen, kan man sende en e-post til klage@goalsofheightandheart.no innen den oppgitte fristen.
Når blir personopplysninger samlet inn?
Det er to tilfeller organisasjonen kan samle inn personopplysninger:
1. For å kunne svare på din henvendelse
For at GHH skal kunne besvare en henvendelse, forutsettes det at man, på samme tid som man sender henvendelsen (enten via e-post eller via kontaktskjema), gir samtykke til at GHH kan bruke oppgitt kontaktinformasjon for å kunne sende en tilbakemelding. Kontaktinformasjon vil ikke bli benyttet i andre tilfeller, og samtykket kan trekkes tilbake når som helst.
2. For å kunne utføre en utvelgelsesprosess
En forutsetning for at GHH skal kunne gjennomføre en utvelgelsesprosess, er at man selv ønsker å fylle ut og sende inn søknadsskjema. Gjennom søknaden, gir man samtidig samtykke til at GHH kan benytte opplysningene for å kunne utføre en vurdering, og for å kunne komme i kontakt med søker. Opplysningene vil ikke bli benyttet til annet. Samtykket kan trekkes tilbake når som helst.
Hvor havner søknadsskjema eller kontaktskjema, når man fyller ut og sender inn disse via GHH sin nettside?
Både søknadsskjema og kontaktskjema som sendes inn blir videresendt som e-post til GHH.